Доп соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях

Использование личного транспорта для служебных целей

Добрый день!Помогите пожалуйста разобраться!

Наша организация- ООО, общий режим налогообложения.Фирма маленькая.

Директор использует свою машину для служебных целей. С ним заключен договор аренды, и ежемесячно выплачиваем ему 1000 рублей за аренду машины (удерживая с этой суммы НДФЛ). Когда он ездит по местным линиям-бензин не оплачиваем. Когда едет в командировку на своей машине, то по возвращении сдает авансовый отчет с приложенными чеками на бензин, затраченный на командировку.

Скажите пожалуйста, правильно ли мы делаем и обязательно ли директору при поездке в командировку выписывать путевой лист? В штате у нас ни водителя, ни механика, ни медика нет. Как нам правильно оформить расходы на ГСМ, чтобы у налоговой не было вопросов.

Ответы юристов (1)

Работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, нужно выплачивать компенсацию за его использование и износ (амортизацию). Кроме этого, вы должны возмещать работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), если он подтвердит их документами (ст. 188 ТК РФ).
И компенсация, и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником (Письма ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected], Минтруда от 25.07.2014 N 17-3/В-347, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3), пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ):
не облагаются НДФЛ и обязательными страховыми взносами;
— не отражаются в справке 2-НДФЛ.
Как при ОСН, так и при УСН и компенсация, и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Исключение одно — при использовании легкового автомобиля работника в расходах можно учесть только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства N 92):

Объем двигателя легкового автомобиля
Норматив (руб/мес.)
до 2000 куб. см включительно
1200
свыше 2000 куб. см
1500

(по мнению арбитров, выплачиваемая работникам компенсация за использование личного автомобиля никакими нормами не ограничена. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 30.01.2007 N 10627/06)

Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.
Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.
В бухгалтерском учете выплата компенсации и возмещение расходов отражаются так:

Проводка
Операция
Д 26 (20, 44) — К 73
Начислена компенсация за использование личного автомобиля
Д 73 — К 51 (50)
Выплачена компенсация за использование личного автомобиля

По общему правилу на указанные выплаты НДФЛ не начисляется (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако, как указывает финансовое ведомство, для этого в организации должны быть расчеты сумм компенсаций, а также документы, подтверждающие (Письма Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-06/5600, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47):
— принадлежность имущества сотруднику;
— использование имущества в служебных целях;
— суммы понесенных физическим лицом расходов.

Статьей 188 ТК РФ предусмотрено: если сотрудник использует с согласия или ведома работодателя и в его интересах свое личное имущество, ему выплачивается компенсация. По согласованию с сотрудником предприятие промышленности может предусмотреть любую сумму компенсации, законодательно она не ограничена.

Но при определении размера компенсации рекомендуется учитывать степень износа автомобиля, срок его полезного использования и интенсивность эксплуатации (п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260). Другими словами, ежемесячную сумму компенсации желательно приблизить к размеру, рассчитанному исходя из рыночной стоимости автомобиля на дату начала эксплуатации на фирме и нормы ежемесячной амортизации.
Помимо компенсации за износ автомобиля, работодатель должен возмещать работнику затраты, понесенные им при эксплуатации транспортного средства, например затраты на ГСМ, на мойку, платную парковку, стеклоомывающую жидкость. (А вот расходы, которые работник несет как владелец — расходы на техосмотр, ОСАГО, транспортный налог, — возмещать не нужно.)

Дабы не возникло налоговых проблем, обозначенные расходы должны быть документально подтверждены (Письма Минфина России от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387
Таким образом, выплачиваемая сотруднику сумма складывается из двух составляющих: непосредственно компенсации (за износ автомобиля) и суммы возмещения расходов, понесенных при эксплуатации транспортного средства. И сумму компенсации, и порядок возмещения понесенных затрат необходимо определить в письменном соглашении с работником.
Чтобы доказать, что выплаты работнику не связаны с получением им экономической выгоды (дохода), нужно запастись следующими документами:
— соглашением с работником, в котором установлен размер компенсации;
— документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (например, дополнительным соглашением к трудовому договору между сотрудником и работодателем, должностной инструкцией работника, содержащими указание на разъездной характер работы работника);
— приказом руководителя о возмещении расходов;
— документами, экономически обосновывающими возмещаемые расходы (например, путевыми листами (составленными по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, или по форме, разработанной предприятием промышленности самостоятельно с учетом включения в нее обязательных реквизитов), накладными на покупку запчастей, чеками на приобретение ГСМ).

таким образом вам необходимо внести корректировку в ваши бухгалтерские документы в части НДФЛ обязательно!

и посмотрите изменения в части оформления командировки

Процедура направления в командировку с 8 января 2015 г. существенно упростилась: теперь не нужно составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и получать у работника отчет о выполненном в командировке поручении. Это следует из пп. «б» — «е» п. 2 Изменений, которые вносятся в акты Правительства РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Использование личного авто в служебных целях

Правильно ли я поняла, что компенсация за использование личного авто в служебных целях состоит из фиксированной суммы ( по нормативным актам это 1200, а практически?) плюс компенсация по чекам (бензин, гсм, ремонт)?

Как мне договориться с работодателем и не остаться в накладе, если в зону моей ответственности входят объекты удаленные друг от друга и мой ежедневный маршрут составляет порядка 150 км? Использую личный автомобиль Мерседес С-200 с объемом двигателя 2000куб.м, пробег на наст. время 96000км?? Оформление на работу предполагается по договору.

Ответы юристов (2)

Компенсация по нормативу не предполагает оплату ГСМ.

В Вашем случае целесообразно включить в трудовой договор пункт о компенсации фактических расходов. Но будет необходимо заполнять путевые листы, отмечать километраж и предъявлять чеки за топливо в пределах норм расхода для Вашего автомобиля.

Уточнение клиента

Благодарю за ответ. С компенсацией на бензин всё ясно. Речь идет о компенсации за износ автомобиля. При пробеге 30-35 км в месяц придется чаще посещать автосервис для плановой профилактики и замены деталей, чаще менять масло и т.д. Как оговорить в договоре эти моменты?

08 Сентября 2014, 06:39

Если работодатель на это пойдет — оплата фактических расходов по подтверждающим документам. Либо компенсация в фиксированной сумме. Как договоритесь.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Как оформить использование личного транспорта в служебных целях, применяя топливные карты?

Как правильно оформить использование личного транспорта в служебных целях применяя лимитированные топливные карты?

Ответы юристов (1)

Добрый день! Прошу сообщить — вы проходите военную службу или гражданскую службу или работаете по трудовому договору.

Как правильно оформить использование личного транспорта в служебных целях применяя лимитированные топливные карты?
Надежда Анонова

К понятию компенсации относятся денежные выплаты, ус­та­новленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудо­вых или иных обязанностей, пре­дусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Причем компенсации не являются заработной платой работника.
В случае использования работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику полагается компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. В свою очередь, размер таких выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании работником личного автомобиля в служебных целях (примерный образец)

Дополнительное соглашение N 2 к трудовому договору от 06.06.2004 N 23

Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Симонова Ю.М., действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер по продажам Панов С.А., именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение к трудовому договору от 06.06.2004 N 23 о нижеследующем:

1. Дополнить разд. 6 трудового договора «Особые условия» пунктами следующего содержания:

«Пункт 6.4. Работник с 1 декабря 2010 г. при исполнении трудовых обязанностей, связанных со служебными разъездами, использует принадлежащий ему автомобиль Audi 80 2.8E Quattro, год выпуска 2009, рабочий объем двигателя 2771 куб. см, государственный регистрационный знак ________, идентификационный номер (VIN) _______, цвет серебристый металлик.

Пункт 6.5. Работнику с 1 декабря 2010 г. выплачиваются ежемесячная компенсация в размере 1500 руб. при использовании личного автомобиля для служебных целей, а также полное возмещение фактических расходов согласно представленным первичным документам (ежемесячные путевые листы, чеки АЗС, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.).

Пункт 6.6. Выплата компенсации и возмещение фактических расходов, связанных с использованием личного автомобиля для служебных целей, производится по окончании месяца не позднее пяти рабочих дней следующего месяца».

2. Настоящее Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора и вступает в силу с 1 декабря 2010 г.

3. Настоящее Дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон.

Дополнительное соглашение к трудовому договору, должен ли работодатель дополнить статьей 188?

Здравствуйте! На работе предложили подписать дополнительное соглашение к трудовому договору содержание такое:

1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ дополнить трудовой договор разделом 7:

7. Особые условия

7.1. С 01.01.2017 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (основание-свидетельство о регистрации).

7.2. Транспортное средство, указанное в п. 7.1, имеет следующие характеристики: легковой автомобиль марки. год выпуска. цвет синий.

7.3. С 01.01.2017 Работнику возмещаются расходы на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;

7.4. Работник не позднее трех рабочих дней после окончания месяца использования транспортного средства в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.

7.5. Возмещение расходов производиться не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника.

Условия Трудового договора, не затронутые настоящим соглашение, остаются неизменными.

Подскажите пожалуйста, должен ли Работодатель дополнить дополнительное соглашение статьей 188 Возмещение расходов при использовании личного имущества работника или нет. Спасибо

Ответы юристов (1)

Не совсем понятен вопрос

должен ли Работодатель дополнить дополнительное соглашение статьей 188 Возмещение расходов при использовании личного имущества работника или нет.
Ольга

Работодатель и работник могут согласовать любые условия, не противоречащие закону и не ухудшающие положение работника. Если же имеете в виду, что полагаете, что работодатель должен вам компенсировать не только затраты на ГСМ, но и «амортизацию», то, думаю, это было бы логично. И вы имеете право согласовать с работодателем включение такого условия в ДС к ТД.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Обсуждение закрыто.