Как заполнить записку-расчет при увольнении

Автоправозащита.RU

Автоправозащита.RU

Как заполнить записку-расчет при увольнении работника

Записка-расчёт при увольнении обязательна к заполнению, если работник трудоустроен официально. Не заполнение документа грозит неприятностями работодателю.

При уходе с работы по собственному желанию, гражданин получает с организации следующие выплаты:

  • заработную плату;
  • при неиспользованном ежегодном положенном отпуске — оплату за него;
  • если работник временно терял трудоспособность – пособие;
  • иные выплаты.

Записка-расчёт при увольнении содержит данные обо всех положенных при увольнении работнику выплатах. В ней указывается конечная сумма, которую получит на руки работник.

В данном документе должны быть указаны все данные работодателя (предприятия) и работника, должно быть показано, каким образом были начислены выплаты.

Для работника документ имеет ценность, так как при неправильном расчёте выходного пособия либо при его неполной выплате, именно записка-расчёт становится весомым доказательством в суде.

Записка-расчёт обязательна к формированию согласно Постановлению Госкомстата №1 от 05.01.04. Постановление узаконило формат записки-расчёта (форма Т-61).

Важно! Работник обязан проверить, правильно ли заполнен этот документ. В случае обнаружения ошибки следует незамедлительно обратиться к работодателю. Если ошибка имеет место быть, надо сделать всё для устранения неточностей.

Если работник обнаружил в записке-расчёте ошибки, но работодатель их не признаёт, следует обратиться в трудовую инспекцию либо в суд.

В каких случаях заполняется

Записка-расчёт обязательно заполняется сотрудниками предприятия (кадровиком и бухгалтером) при расторжении ТД.

В этом документе происходит фактический расчёт заработной платы и иных выплат, которые причитаются работнику при прекращение рабочей деятельности на конкретном предприятии.

Организации имеют право разрабатывать на основании утверждённого формата записки-расчёта собственный документ.

Мнение закона

Согласно ст. 140 ТК РФ, работодатель производить все необходимые выплаты работнику в день его официального увольнения (в день прекращения действия ТД).

Итоговая (окончательная) сумма выплаты работнику должна быть отражена в записке-расчёте.

Формат документа утверждён Постановлением Госкомстата РФ №1 (Т-61). Благодаря документу, каждый бухгалтер получает ответ на вопрос, как рассчитать выходное пособие.

Указанный формат не является обязательным, согласно ст.9 ФЗ № 402. Форма может быть использована предприятиями для разработки подобного самостоятельного документа.

Правила заполнения записки-расчёта при увольнении

Для составления документа потребуется информация из различных ведомостей, например, расчётных, платёжных и так далее.

Последний день, когда гражданин работает, обязательно должен войти в расчёт окончательной денежной суммы выплаты.

Бухгалтер обязан заранее определить суммы:

  • премии;
  • годовых вознаграждений;
  • сумму выслуги лет;
  • и так далее.

НДФЛ удерживается даже в том случае, если работник отработал неполный месяц, а, к примеру, всего 2 недели из него.

Лицевая сторона

На лицевой части документа должны быть указаны следующие данные:

  • полное название предприятия;
  • код ОКПО;
  • дата начала и окончания действия ТД;
  • № ТД;
  • все данные, касающиеся конкретного работника (ФИО, № в табеле, должность);
  • статья ТК, являющаяся основанием для увольнения работника;
  • дата и № приказа об увольнении;
  • если имеется не использованный отпуск, точное число его дней;
  • дата формирования бланка;
  • подпись кадровика.

Оборотная сторона

На другой, оборотной стороне бланка, располагаются пункты, в которых должны быть указаны следующие данные:

Расчёт выплат

Если в расчётном периоде был не полностью отработанный месяц, количество дней в нём следует рассчитывать следующим образом:

29,4/ количество дней в данном месяце * число фактически отработанных работником дней.

Расчёт среднего заработка за 1 день происходит следующим образом:

сумма из пункта №3 (итоговая выплата)/ число дней из пункта №4.

Расчёт отпуска (компенсации за неиспользованные дни отпуска) производится так:

Графа №8 (дни отпуска неиспользованные) – пункт №7 (дни отпуска использованные)* пункт №6 (сумма заработка в среднем за день).

Для того чтобы посчитать итоговую сумму (пункт № 13), следует сложить данные из графы № 10, 11 и 12.

НДФЛ удерживается из итоговой суммы, указанной в пункте №13.

Например, если итоговая сумма равна 1000 рублей, налог высчитывается так:

Налог составляет 130 рублей, они высчитываются из итоговой суммы (1000-130=870), значит, без учета НДФЛ итоговая сумма равна 870 рублей.

Для того чтобы получить итоговую расчётную сумму ( пункт №19), следует:

Пункт № 13 (итоговая сумма) – пункт №16 (удержания) + пункт № 17 (задолженность компании) – пункт № 18 (задолженность работника).

Важно! Необходимость удержаний регламентируется ст. 137 ТК РФ. Согласно ст. 138 ТК РФ, общая сумма удержаний не должна превышать 20% от суммы заработной платы без НДФЛ. Если удержания производятся на основании «исполнительных» — не более 50%.

Удержания могут составлять 70%, если они связаны с:

  • выплатой алиментов;
  • возмещением вреда третьим лицам;
  • возмещением ущерба вследствие преступления и так далее.

Например:

  • итоговая сумма (пункт №13) – 10000 рублей;
  • удержания ( пункт №16) – 1000 рублей;
  • задолженность компании (пункт 17) – 5000 рублей;
  • задолженность работника (пункт 18) – 500 рублей.

Расчёт итоговой расчётной суммы:

10000 – 1000 + 5000 – 500 = 13500

Итоговая расчётная сумма составляет 13500 рублей.

Кто должен заполнять

Составляется записка-расчёт сотрудником кадровой службы предприятия. Им же заполняется лицевая сторона документа.

Бухгалтер производит расчёт всех выплат и заполняет оборотную сторону бланка.

Распечатывается документ на 1 листе, с заполненным оборотом (двухсторонняя печать).

Документ должен храниться в архиве в течение 75 лет.

Особенности расчёта

Если значение (сумма), компенсации за неиспользованный отпуск, получается дробным, оно округляется в большую сторону.

С выходного пособия не взимается:

  • НДФЛ;
  • страховые взносы;
  • единый социальный налог;
  • страхование от несчастных случаев (обязательное).

Выдача расчётного листа

Согласно ст. 136 ТК РФ, расчётный лист должен быть выдан работнику в обязательном порядке в день выплаты итоговой расчётной суммы при увольнении (в день расторжения трудового договора). Итоговая расчётная сумма может быть выплачена наличными через кассу предприятия, либо переведена на банковскую карточку работника.

За не выданный расчётный лист работнику, согласно ст. 5.27 КоАП, полагается административная ответственность.

Штрафы могут быть начислены:

  • на ответственных за выдачу документа должностных лиц в размере от 1 до 5 000 рублей;
  • на ИП или иных юридических лиц в сумме от 1 до 5 000 рублей + приостановление деятельности на 3 месяца;
  • на юридических лиц от 30 – 50 000 рублей + приостановление деятельности на 3 месяца.

Журнал регистрации

Получая на руки расчетный лист, проверив все его данные, работник должен поставить свою роспись в журнале регистрации. Это помогает избежать многих спорных ситуаций.

Формат журнала устанавливается каждым предприятием по своему усмотрению, в произвольном виде.

Записка-расчёт при увольнении (форма Т-61)

Записка-расчёт при увольнении – документ, предназначенный для расчёта средств, причитающихся сотруднику за отработанное время и неиспользованные им дни отпуска.

Форма Т-61 заполняется разными подразделениями компании:

  • 1-я – лицевая сторона – работником кадрового подразделения;
  • 2-я – оборотная сторона – бухгалтерской службой фирмы.

Если нет ни кадровика, ни бухгалтера, то бланк полностью заполняет сам ИП / руководитель организации либо иное уполномоченное на это лицо.

Форма Т-61, начиная с 1 января 2013 года, не является обязательной к использованию. Компания может применять документ, разработанный самостоятельно. Но для этого необходимо, чтобы в нём присутствовали реквизиты, предусмотренные законом о бухгалтерском учёте и, чтобы он был утверждён руководителем.

Инструкция по заполнению формы Т-61

Лицевая сторона

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Также в нем сделано уточнение, что если в учредительных документах есть сокращенное название компании, то оно может быть указано ниже полного наименования (или рядом в скобках).

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведённые правила в полной мере касаются и ИП.

Это цифровой код организации по общероссийскому классификатору, который даёт общее представление об отрасли её деятельности. Он присваивается всем организациям (восьмизначный) и ИП (десятизначный) при регистрации в местном органе статистки.

В документах для внутреннего использования указание кода ОКПО не является обязательным, поэтому его часто не вписывают (это следует из Приказа Росстата от 29.03.2017 № 221)

Раньше код на бумажном носителе выдавался только непосредственно в органах статистки. Сегодня, чтобы его узнать, можно воспользоваться онлайн сервисами.

Например, по адресу http://кодыросстата.рф имеется опция, позволяющая не только увидеть ОКПО, но и самостоятельно распечатать уведомление.

Дата прекращения трудового договора берётся из приказа об увольнении и соответствует последнему дню работы сотрудника.

Но существуют случаи, когда работник по факту отсутствовал на рабочем месте, но за ним, в соответствии с трудовым кодексом или федеральным законом, сохранялось место работы.

Так, согласно ст. 127 ТК РФ, неиспользованные отпуска предоставляются сотруднику по его заявлению с последующим увольнением. Тогда день увольнения – это последний день отпуска.

По закону от 12.06.2002 № 67-ФЗ о гарантиях прав на участие в референдуме за членом комиссии сохраняется место работы на период выборов и их подготовки. Днем увольнения в таком случае будет последний день работы в комиссии.

Далее – дата и номер документа, согласно которому работник уволен (приказ или распоряжение руководства).

Ниже ставятся отметки о том, сколько дней отпуска не использовано, и о том, были ли дни, которые работник отгулял авансом. Во втором случае такие дни будут удалены из расчётов. Если таких дней нет, ставятся прочерки.

В конце проставляются наименование должности кадрового работника (уполномоченного лица, ИП), его подпись и дата подписи.

Раздел «Расчёт оплаты отпуска»

Для заполнения записки-расчёта в части отражения заработной платы увольняющегося работника используются данные расчётной (Т-51), платежной (Т-53) или расчётно-платёжной ведомости (Т-49) о начисленных и выплаченных ему зарплате, премиях, других денежных средствах.

В расчёте отпускных в записке-расчёте указываются такие данные, как:

В графе 1: Год, за который производится расчёт отпускных выплат.

В графе 2: 12 месяцев (календарных), предшествовавших увольнению.

В графе 3: Денежные суммы, которые начислены работнику помесячно, и учитываются при исчислении среднего заработка (См. ниже раздел “Начисления, учитываемые и не учитываемые при расчёте среднего заработка”).

В графе 4: Количество дней, входящих в расчётный период, за год. Если месяц был отработан полностью, то количество дней в нём для расчёта среднего заработка будет равно 29,3. Следовательно, за весь период число дней составит 29,3 х 12 = 351,6. При неполном месяце нужно применить алгоритм: (29,3 дн: количество дней в месяце) х количество отработанных дней.

В графе 5: Рабочие часы, относящиеся к расчётному периоду, указываются тогда, когда сотруднику устанавливается суммированный учёт времени.

В графе 6: Суммы среднедневного или среднечасового заработка. Для их расчёта нужно итоговую сумму заработка из графы 3 разделить на число дней из графы 4 (или часов из графы 5).

В графе 7: Дни отпуска, которые сотрудник использовал авансом.

В графе 8: Отпускные дни, которые работник не успел отгулять.

В графе 9: Выплаты, которые причитаются работнику за неиспользованные им дни отпуска. Они рассчитываются так: Среднедневной (среднечасовой) заработок (графа 6) х (использованные дни отпуска (графа 8) – неиспользованные (графа 7).

Раздел «Расчет выплат»

При расчёте выплат, причитающихся увольняемому работнику, в записку-расчёт вносятся следующие показатели:

В графе 10: Сумма зарплаты, начисленной за последний рабочий месяц (графа 2). В образце это апрель 2017.

В графе 11: Начисленные отпускные суммы (графа 9).

В графе 12: Прочие начисления, к которым относятся те, что не участвуют в исчислении среднего заработка (см в таблице выше).

В графе 13: Итог, полученный путём сложения сумм из граф 10,11,12.

В графе 14: Сумма подоходного налога (НДФЛ), начисленного на денежные средства, указанные в графе 13.

В графе 15: Удержания, кроме удержаний НДФЛ. (Подробнее рассматриваются ниже в таблице).

В графе 16: Общая сумма полагающихся удержаний (графа 14 + графа 15).

В графе 17: Задолженность компании перед работником – может включать в себя, например, излишне удержанный с него подоходный налог, не полученную им вовремя депонированную заработную плату, перерасход по авансовому отчёту.

В графе 18: Задолженность за работником – это те суммы, которые не вошли в графу 15.

В графе 19: Сумма к выплате после удержаний, состоящая из результата следующего расчёта:

Графа 13 – Графа 16 + Графа 17 – Графа 18.

Под второй таблицей сумма к выплате проставляется прописью и цифрами. После получения уволившимся сотрудником причитающихся денежных средств указываются реквизиты платёжной ведомости или расходного ордера.

В конце расчётной части записки Т-61 бухгалтер ставит свою подпись и указывает её расшифровку.

Начисления, учитываемые и не учитываемые при расчёте среднего заработка

При расчёте компенсации за неиспользованные дни отпуска необходимо учитывать только те выплаты, которые предусматриваются положением о порядке расчёта средней зарплаты (Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

  • Зарплата по тарифу, в соответствии со сдельными расценками, оклад
  • ЗП, выданная в неденежной форме
  • Гонорар
  • Вознаграждение федеральным и муниципальным служащим
  • Комиссионные и процент от выручки
  • Преподавательская зарплата сверх годовой нагрузки и доплата педагогам за классное руководство, рассчитанная по итогам года, независимо от времени начисления
  • Надбавки за выслугу лет, мастерство, увеличение объёма работ
  • Выплаты, связанные с региональным регулированием, с вредной и тяжёлой работой, опасными условиями, сверхурочными выходами
  • Премии и другие виды выплат на основании локальных нормативных актов
  • Компенсация стоимости питания
  • Оплата проезда
  • Материальная помощь
  • Коммунальные платежи за работника
  • Средства, выделенные работодателем на оплату отдыха работника
  • Суммы среднего заработка, сохраняемого работником: в командировке, в отпуске, на учёбе и другие его виды *
  • Выплаты по больничному и декретные суммы
  • Средства, полученные в связи с простоем по причине забастовки, в которой сотрудник не участвовал, но не мог из-за неё работать
  • Средства за дополнительные дни по уходу за детьми-инвалидами и инвалидами с детства

* Исключение – оплата перерывов, предоставляемых матери для кормления ребёнка грудью.

Обратите внимание! Время, за которое не учитываются указанные в таблице выплаты, исключается из расчётного периода при определении среднего заработка при увольнении, а выходные и праздничные дни, в которые трудился работник, учитываются в общем порядке.

Прочие удержания при увольнении работника

Помимо рассмотренных обязательных удержаний подоходного налога и отпускных, полученных авансом, существуют другие удержания, которые указываются в форме Т-61 в расчёте выплат в графе 15 (Удержания, кроме удержаний НДФЛ) и графе 18 (Задолженность за работником).

Виды удержаний из заработка сотрудника при увольнении, предусмотренные графами 15 и 18:

  • исполнительный лист
  • судебное решение
  • судебный приказ
  • соглашение по уплате алиментов
  • удостоверение трудовой комиссии
  • постановления приставов и др.

Неизрасходованные и невозвращённые командировочные суммы

Излишне выплаченные денежные средства вследствие счётных ошибок

Ущерб, который работник нанёс организации

Взносы в профсоюз

Средства в счёт погашения займов, кредитов и процентов по ним

Суммы, предназначенные для благотворительных фондов

Обратите внимание! Удержания, инициированные работодателем и относящиеся к погашению задолженности сотрудника перед организацией, могут быть осуществлены только в тех случаях, которые содержатся в Трудовом кодексе и других законодательных актах.

Как оформить записку-расчет при увольнении

Основания для увольнения работника установлены ст. 78, 79 и 80 ТК РФ. Этими же нормами и ст. 84.1 ТК РФ определены обязательные процедуры и документы, являющиеся основанием для увольнения по любой из законных причин.

Чем оформляется

При увольнении обязательно должны быть оформлены:

  • заявление от сотрудника об уходе по собственному желанию;
  • соглашение о расторжении трудового договора при обоюдном решении работника и работодателя о его расторжении;
  • уведомление об окончании действия трудового договора при условии его оформления на определенный срок.

Последующие процедуры, в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ , заключаются в том, что оформляются:

  • приказ (существуют унифицированные формы Т-8 или Т-8а) с обязательным указанием основания для расторжения трудового договора со ссылками на статью ТК РФ и личной подписью увольняемого об ознакомлении;
  • записка-расчет при увольнении, содержащая все причитающиеся сотруднику выплаты (существует унифицированная форма Т-61).

Последний шаг — запись в трудовой книжке.

Как заполнить записку-расчет при увольнении

Остановимся подробнее на форме Т-61. Бланк записки-расчета при увольнении можно скачать в конце статьи.

Записка-расчет по форме Т-61 предусматривает данные о выплатах за неиспользованный отпуск и иных, связанных с оплатой труда.

Лицевая сторона Т-61 содержит:

  • Ф.И.О. (полностью) увольняемого сотрудника;
  • основание увольнения: ссылку на норму ТК РФ;
  • реквизиты Приказа о расторжении трудового соглашения;
  • количество дней отпуска, использованных авансом и (или) неиспользованных;
  • подпись лица, ответственного за составление записки-расчета.

На оборотной стороне Т-61 содержатся данные для определения суммы выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, которая рассчитывается, как произведение неиспользованных дней отпуска (указано на титульном листе и в графе 8 оборотной стороны) и среднедневного заработка (графа 6 оборотной стороны).

Для того чтобы посчитать неиспользованные дни для заполнения Т-61, нужно:

  • рассчитать количество дней отпуска за все отработанное время в компании, исходя из того, что за каждый полный год сотруднику положено определенное количество дней (обычно 28), для неполного года можно воспользоваться формулой:
  • рассчитать, сколько дней отпуска предоставлено за все время работы в компании;
  • рассчитать, сколько неиспользованных дней отпуска осталось за работником по формуле:

При отрицательном результате или нуле сотруднику не полагается компенсация.

Среднедневной заработок для заполнения записки-расчета Т-61 считаем по формуле:

Считаем количество отработанных дней: расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу прекращения трудовых отношений (описывается в графах 1 и 2 оборотной стороны).

Количество отработанных дней в расчетном периоде за каждый полный месяц признается 29,3, за неполный рассчитывается по формуле:

Считаем базу для компенсации (указывается в графе 3 оборотной стороны помесячно): это зарплата и иные выплаты за отработанные дни. Не включаются в базу (п. 2, 3, 5 Положения о среднем заработке) выплаты, начисленные за неотработанные дни (отпускные, пособия), оплата дней командировки, выплаты, непосредственно не связанные с трудовой деятельностью работника (материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения).

После определения суммы компенсации заполняется итоговая часть формы записки-расчета Т-61 — таблица с графами 10–19. Если в графе 19 получилась положительная сумма, именно она подлежит выплате увольняемому сотруднику.

Записка расчет отпускных в 2018 году образец

Статьи по теме

Записка расчет отпускных является неотъемлемым документом в любой организации. В настоящей статье рассмотрены вопросы по применению унифицированных форм записок расчетов. Также уделено внимание месту и сроку хранения данных актов. Проанализирована обязанность работодателя знакомить работников с запиской расчетом под роспись. Приведены образцы заполнения записки расчета отпускных в 2018 году

Понятие записки расчета

Давайте сначала определимся, о каких документах идет речь. Когда кадровики говорят о таких актах при оформлении увольнения работника или выплате отпускных, как правило, они имеют в виду унифицированные формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» и № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее — Постановление № 1).

При этом нередко возникает вопрос, обязательно применение этих унифицированных форм в их работе?

Справочник кадровика в подарок!

Ответ на него, казалось бы, содержится в самом Постановлении № 1. В нем сказано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (перечислены в п. 1.2 Постановления № 1), к которым относятся и унифицированные формы № Т-60 и Т-61, распространяются в 2018 году на все организации независимо от формы собственности. Исключение сделано только для бюджетных учреждений.

Однако отсюда можно сделать однозначный вывод лишь о том, что бюджетные учреждения не применяют эти формы А вот для остальных организаций нет прямого указания на обязательность их применения. Согласитесь, что фраза «распространить унифицированные формы первичной учетной документации на организации независимо от формы собственности» не является требованием к работодателю применять эти формы в обязательном порядке.

Особенность применения унифицированных форм записки расчета

5 причин применять унифицированные формы № Т-60 и Т-61:

  1. Они применяются к учёту как первичные учётные документы бухгалтерского учёта
  2. Они согласованы Минфином России, Минэкономразвития России и Минтруда России
  3. Упрощается разработка табеля форм документов отдела кадров
  4. Не надо разрабатывать дополнительные документы, что существенно облегчает работу кадровика
  5. При необходимости ознакомить работника с этими актами возможно введение в них дополнительного реквизита «Виза ознакомления»

Унифицированные документы Т-60 и Т-61 заполняются в соответствии с Указаниями по их применению утв. Постановлением № 1. В данных указаниях сказано, что записка-расчет о выплате отпускных работнику ( Т-60) применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат.

А записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Заполняются эти формы работником кадровой службы или уполномоченным на то лицом.

После оформления лицевой стороны записки-расчета работник кадровой службы, отвечающий за это, подписывает ее и передает в бухгалтерию. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии, за что он и расписывается.

Таким образом, заканчивают оформление записок-расчетов работники бухгалтерии. Поэтому логично и абсолютно правильно, что эти документы будут храниться в делах, которые ведет бухгалтерия в соответствии с номенклатурой дел этого подразделения.

Порядок хранения записки расчет

Данные акты должны храниться в делах, которые ведет бухгалтерия. На основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень) (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558) документы хранятся 5 лет (при условии проведения проверки, ревизии).

К таким документам, безусловно, относятся записки-расчеты. Если в организации отсутствуют лицевые счета работников, срок хранения записок-расчетов — 75 лет. Нахождение п. 412 в подразделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня подтверждает наш вывод о том, что данные документы должны храниться в делах бухгалтерии.

Порядок оформления записки расчета

Записка-расчет подготовлена и на ее основании бухгалтерия заполнила ведомость. Перед тем как подшить данный документ в соответствующее дело на хранение, зададимся вопросом: необходимо работодателю ознакомить с ней работника?

Ни в одном документе нет такого требования. Отсюда вывод: работодатель делать это не обязан. Да и необходимости в этом практически нет. В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) при выплате заработной платы работодатель обязан письменно (в виде расчетного листка) извещать каждого работника:

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период,
  • размерах и основаниях произведенных удержаний,
  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Под выплатой заработной платы в нашем случае подразумеваются и оплата отпускных в соответствии со ст. 114 и ч. 9 ст. 136 ТК РФ, и расчеты при увольнении (прекращении трудового договора) в соответствии с ч. 4 ст. 84 1 и ст. 140 ТК РФ.

Предоставляя работнику расчетный листок каждый год, работодатель полностью выполняет свои обязанности по письменному извещению его о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний и т. д.

Однако, если работник желает ознакомиться с расчетами количества оставшихся дней отпуска и оформит это желание письменным заявлением, работодателю необходимо будет ознакомить работника с этими расчетами под роспись.

Для этого необходимо будет сделать дополнительную запись на оборотной стороне записок-расчетов (после подписи бухгалтера). Это делается по аналогии с записями об ознакомлении на других унифицированных формах: «С документом работник ознакомлен, личная подпись, дата».

Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет. Вы можете составить график отпусков так, что его не придется переделывать. Все новости и лайфхаки.

При необходимости работодатель на основании постановления Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» может своим приказом внести соответствующий дополнительный реквизит «Виза ознакомления”.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (фрагмент оборотной стороны)

Предоставление копии записки расчета сотруднику

При отсутствии письменного заявления работника у работодателя не возникает обязанности представлять ему копии каких-либо документов, связанных с работой.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой:

  • копии приказа о приеме на работу,
  • приказов о переводах на другую работу,
  • приказа об увольнении с работы;
  • выписки из трудовой книжки;
  • данных о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. В части 4 ст. 84 1 ТК РФ законодатель уточнил, что при увольнении работника работодатель обязан по письменному заявлению выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, в день прекращения трудового договора.

Образец расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Если в организации представительного органа работников (в т. ч. выборного органа первичной профсоюзной организации) нет, то работодатель утверждает образец расчетного листка самостоятельно.

Регистрируйте все выдаваемые работникам копии документов и требуйте от работников расписаться в них за полученные копии

Записки-расчеты по формам № Т-60 и Т-61, безусловно, являются документами, связанными с работой, поэтому, при наличии письменного заявления работника о выдаче копий данных документов, у работодателя возникает обязанность своевременно предоставить ему заверенные копии. Кто это должен делать?

Это решает работодатель. Но в любом случае это должно быть прописано в локальном нормативном документе организации и в должностных обязанностях работника.

Рекомендации по применению записки расчета отпускных

Унифицированные формы № Т-60 и Т-61 в 2018 году не являются обязательными для применения работодателями. Однако мы настоятельно рекомендуем их применение в практике кадровиков. По письменному требованию работника работодатель обязан выдать ему копии записок-расчетов.

На наш взгляд, вполне логично, если такие обязанности будут возложены на работника бухгалтерии, хотя не исключен и другой порядок выдачи копий. В любом случае перед выдачей копий записок расчета отпускных советуем регистрировать их в специальном Журнале регистрации (учета) выданных справок (копий документов) и обязательно требуйте от работника расписаться в этом журнале за их получение.

Журнал регистрации и учета выданных справок (копий документов) (фрагмент)

Записка-расчёт при увольнении (форма Т-61)

После принятия решения о прекращении действия трудового контракта с работником, независимо оттого кто является инициатором его расторжения, данному человеку необходимо рассчитать и выплатить в установленные сроки всю причитающуюся зарплату. Для этого должностные лица компании оформляют такой документ, как записка-расчёт при увольнении.

Для чего применяется записка расчет

Заполнение этого бланка осуществляют сразу два отдела компании — кадровая служба и бухгалтерия. Он служит для определения окончательной зарплаты.

Форма Т-61 утверждена органами статистики специально для этого. Предприятие имеет право использовать ее, либо разрабатывать на ее основе с учетом имеющихся особенностей собственный документ. Программы по кадровому и бухучету содержат унифицированный вариант записки расчета.

Форма Т 61 записка расчет при увольнении выписывается инспектором по кадрам при составлении приказа на увольнение на каждого работника в отдельности. Конкретных сроков оформления данного документа не существует, однако, надо учитывать, что сотрудник должен получить расчет в заключительный день работы, при безналичных перечислениях — на следующий день.

С другой стороны сотрудник имеет право до истечения двухнедельного срока отозвать свое заявление. Поэтому ответственное лицо должно на свое усмотрение выбирать наиболее оптимальные сроки составления этого документа.

Специалист определяет количество дней отпуска, за которые надо произвести компенсацию. Бывает так, что работник уже использовал данное право, и поэтому ему необходимо вернуть часть отпускных. Далее бланк заверяется подписью кадровика и отправляется в бухгалтерию для непосредственного расчета и проведения начисления.

Расчетчик производит выборку всех необходимых сведений и вносит их в соответствующие графы. Затем он определяет среднедневной заработок и определяет либо компенсацию, либо сумму задолженности к возврату. Здесь же бухгалтер начисляет оплату труда за фактически отработанный работником период месяца. Произведя все нужные удержания, в том числе НДФЛ, специалист выписывает платежные документы или передает данные для перечисления.

Порядок заполнения записки-расчета при увольнении

Лицевая сторона

Заполнение документа производит работник кадрового отдела на основании личной карточки и приказа на увольнение.

В верхней части записывается полное название фирмы и ее код согласно справочнику ОКПО. Немного ниже кода указываются номер и дата трудового соглашения с сотрудником.

После этого поставляются порядковый номер записки-расчета и ее дата составления.

В соответствующих полях записываются полные Ф.И.О. работника, его табельный номер, подразделение в котором он работал и наименование должности.

Затем в строке «Трудовой договор прекращен (работник уволен)» необходимо вычеркнуть ненужную фразу. Рядом проставляется дата увольнения.

В следующей строке подробно записывается на каком основании производится данное действие. После этого нужно указать дату и номер приказа на увольнение.

Ниже записывается сколько дней отпуска работником не использовано, либо было взято авансом. В последнем случае оплата за них будет удержана при начислении. Указывается период, за который рассчитывается отпуск.

Затем работник проверяет все указанные сведения, указывает должность, Ф.И.О., ставит подпись и дату заполнения.

Оборотная сторона

Эта сторона заполняется бухгалтером-расчетчиком. Сначала данные вносятся в раздел «Расчет оплаты отпуска».

Левая таблица заполняется построчно данными о зарплате за 12 предыдущих месяцев. В графе 1 и 2 указываются год и месяц расчета, а в графе 3 — начисления, которые соответствуют данному месяцу и году и принимают участие в определении среднего заработка. Затем подводится итог.

В правой верхней таблице указывается сколько дней (Графа 4) или часов (Графа 5) отработано в расчетном периоде. В графе 6 выводится средний заработок.

После этого заполняется правая нижняя таблица. В графах 7 и 8 нужно проставить количество дней отпуска, которые не использованы или взяты авансом, и в графе 9 записывается сумма оплаты за время отдыха.

В последнюю очередь вносится информация в таблицу «Расчет выплат». В блоке граф «Начислено» в графы 10-12 указываются суммы соответствующих начислений, и в графе 13 ставится итоговая сумма по ним.

В блоке «Удержано» в графах 14-15 проставляют суммы соответствующих удержаний (НДФЛ, алименты и т. д.) и подводят итог в графе 16. Если на момент расчета есть задолженность по зарплате за организацией – ее записывают в графу 17, если за работником — в графу 18. В графе 19 указывают сумму к получению на руки.

Ниже эта же сумма записывается прописью в строке «К выплате сумма», и повторяется цифрами. Затем указываются реквизиты платежной ведомости, по которой она была выдана.

После выполнения всех расчетов эту сторону документа подписывает бухгалтер и ставит свои Ф.И.О.

Скачать бланк формы Т-61

Скачать записку расчет при увольнении бланк Т-61 в формате Excel.

Скачать образец заполнения формы Т-61 в формате Excel.

Обсуждение закрыто.